Aujourd’hui, appliquer la dématérialisation au sein des sociétés est devenu une action fréquente. C’est pour cela qu’adopter des outils digitaux est intéressant pour une société. La solution de signature électronique fait partie de la liste des outils digitaux à adopter. La plateforme LiveConsent propose cet outil de signature électronique.
Le système d’archivage électronique est utile pour les entreprises, le but est de conserver l’ensemble des données et des documents signés dans un format numérique. De plus, l’archivage électronique permet d’éliminer l’archivage sous format papier. L’archivage devient numérique, cela permet de ne plus utiliser de papier, ce qui est honorable pour la planète, mais aussi pour les économies de l’entreprise. L’archivage électronique peut être réalisé pour tous les documents (facture, contrat, bon de commande, etc.) et sous différents formats.
Une fois un document signé sur la plateforme LiveConsent, le document se place automatiquement dans le système d’archivage électronique et ainsi, plus aucune modification ni falsification ne sont possibles. Ceci montre la sécurité que le système d’archivage électronique permet d’avoir.
Les avantages de l’archivage électronique
À propos des avantages de l’archivage électronique, ils sont plutôt nombreux.
Gain de place
Archiver ses documents de manière numérique permet de gagner de la place. En effet, le fait de stocker des centaines de documents dans des locaux, c’est assez compliqué en termes de place, il est essentiel d’avoir de bons rangements.
Gain de temps
Avec l’archivage électronique, le personnel n’a plus besoin de chercher pendant des heures un document : il est disponible directement en ligne. À savoir que les tris ou même la destruction des documents sont désormais faits en seulement quelques minutes.
Réduction des coûts
L’archivage sous format numérique permet de faire des économies comme avec l’usage du papier qui se présente comme un coût à une société. Les impressions et l’envoi des documents représentent aussi des coûts importants pour la société.
Une sécurité optimale
L’archivage numérique permet de garantir une sécurité aux documents numériques. L’accès aux documents est totalement contrôlé par le système d’archivage électronique.
L’archivage sous format numérique est la nouvelle méthode des entreprises en termes d’écologique, d’économie, de sécurité, mais aussi de simplicité. Avec cet archivage, l’entreprise peut oublier les contraintes au sujet de la gestion des documents. À savoir que l’archivage électronique présente une valeur juridique entièrement honorable.
Ainsi, l’archivage électronique permet une amélioration des relations d’une entreprise, de simplifier le travail du personnel, notamment des employés qui s’occupent de l’archivage des papiers, mais aussi d’économiser de l’argent avec l’abandon du papier.
Une solution compatible avec le développement durable
Depuis un moment, la question du développement durable est remise en cause par de nombreuses entreprises. Protéger sa planète est devenu un défi majeur qui joue principalement en fonction de l’usage du papier. Le but étant d’adopter la solution « zéro papier », qui correspond à ne plus utiliser du tout de papier au sein des entreprises. Ainsi, il faut utiliser des outils en lien avec la protection de l’environnement. La plateforme LiveConsent propose la signature écologique.
En effet, 45% de la déforestation est causée par le papier, c’est pourquoi il est indispensable d’agir pour limiter les dégâts. C’est pourquoi la solution « zéro papier » permet de préserver les forêts de notre planète.
Certes, chaque entreprise avance à son rythme dans son action pour le développement durable, en revanche, l’abandon du papier, est une action simple à adopter. L’utilisation des outils digitaux est la première action à faire pour la solution « zéro papier ».